Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника


Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника


 

 oformlenie_dublikata_trudovoy_knijkiРаботники не так уж часто, но все же обращаются к работодателям за оформлением дубликата трудовой книжки. Причины бывают разные: трудовая утрачена, стала непригодной для дальнейшего использования... Но не всегда дубликат оформляется по просьбе работника. В некоторых случаях работодатель сам должен инициировать выдачу дубликата. О том, в каких конкретно случаях работодатель обязан оформить дубликат, может ли отказать работнику в его оформлении, как правильно внести записи и на основании каких документов, расскажем в статье.

 Нормативное регулирование 

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются:

- Трудовой кодекс;

- Правила ведения и хранения трудовых книжек¹;

- Инструкция по заполнению трудовых книжек².

--------------------------------

¹ Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

² Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. 

Кроме этого, нередко применяется Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. 

Выдача дубликата по заявлению работника

 Утрата трудовой книжки работником 

Это первая ситуация, когда работодатель обязан . Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать "последним"? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.

К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика - последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.

Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.

Согласно п. п. 31 - 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН - его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.

Действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек, в отличие от ранее регламентировавших вопросы нормативных правовых актов (Постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (п. 5) и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (п. 1.3)), не наделяют работодателя правом требовать у работника представления каких-либо документов в доказательство того факта, что работа является последней.

Поскольку вышеуказанные нормативные акты СССР были отменены в 2004 г., работник, утративший трудовую книжку, может обратиться с заявлением о выдаче дубликата как по последнему месту работы, так и к новому работодателю. Причем законодательством не предусмотрены ограничения при выдаче бывшему работнику дубликата по периоду, прошедшему со дня увольнения. 

Примечание. Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

 Поэтому ранее состоявшееся решение суда было отменено, а ИППУ СО РАН обязали выдать дубликат трудовой книжки (Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Общие правила внесения записей в дубликат трудовой книжки рассмотрим ниже. 

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению 

Трудовая книжка в процессе использования может прийти в негодность - обгореть, порваться или испачкаться и т.п. Тогда работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата - согласно п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат.

В оформлении дубликата по данной причине есть одна особенность. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат, серия... номер...". В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

Отметим, что, если из-за обгорания, обрыва страниц и т.д. некоторые записи утрачены или их невозможно прочитать, нужно потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте. 

Наличие записи, которая впоследствии признана недействительной 

В соответствии с абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки, при этом сведения должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата. А сведения о работе вносятся в порядке, установленном для заполнения дубликата трудовой книжки. 

Обратите внимание! Работодатель по письменному заявлению лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления), должен выдать им дубликат трудовой книжки без записи об увольнении, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек). 

Некоторые работодатели в случае признания записи об увольнении или переводе незаконной просто признают ее недействительной, игнорируя требование работника о выдаче дубликата. Однако такое поведение работодателя может привести к судебным разбирательствам. Например, Е. был уволен из ООО "VIP-Авто" с должности заведующего рекламационным складом отдела закупок запасных частей в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В трудовой книжке об этом сделана запись. На основании Определения Советского районного суда г. Самара ООО "VIP-Авто" 23.03.2012 в трудовой книжке Е. сделана запись N 13, в соответствии с которой запись N 12 об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию - п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Получив на руки трудовую книжку, Е. неоднократно обращался к бывшему работодателю с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения записи, признанной недействительной, однако тот ответил отказом, сославшись на то, что запись N 13 сделана в соответствии с Определением суда.

Суд пришел к выводу о незаконности отказа в выдаче дубликата трудовой книжки, так как требование истца выдать ему дубликат без записи, признанной недействительной, является законным, обоснованным и подлежащим удовлетворению в силу п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Апелляционное определение Самарского областного суда от 19.11.2012 по делу N 33-10574). 

Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки 

Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение".

Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания "Дубликат" должны приводиться следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);

- дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);

- образование (только на основании надлежаще заверенных документов - аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

- профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).

Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.

Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).

На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

- об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. 

К сведению. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. 

Где взять сведения о стаже работника?

Работник должен представить документы, подтверждающие предыдущие периоды работы. Это могут быть справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы, профсоюзный билет, расчетная книжка и другие документы. Кроме этого, предыдущие периоды работы могут подтверждаться письменными трудовыми договорами, послужными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. 

Примечание. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю при оформлении дубликата трудовой книжки

На основании п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5)³ и пр.

--------------------------------

³ Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (в ред. от 28.01.2013). 

В любом случае представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Пример заполнения дубликата приведем ниже. После заполнения дубликата необходимо внести сведения о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Напомним, что форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 . 

  N  
записи       Дата       Сведения о приеме на 
 работу, переводе на  
   другую постоянную  
 работу, квалификации,
увольнении (с указанием
   причин и ссылкой на
 статью, пункт закона)   Наименование, 
  дата и номер  
  документа, на 
    основании   
    которого    
     внесена    
     запись      число месяц  год   1           2                   3                  4                Общий трудовой стаж              составил 7 лет 27 дней.      1    10   10 2004 Принята в общество с   Справка ООО              ограниченной           "Промстрой" от           ответственностью       30.05.2013               "Промстрой" продавцом.      2    23   04 2007 Трудовой договор       Справка ООО              расторгнут по          "Промстрой" от           инициативе работника,  30.05.2013               пункт 3 части первой           статьи 77 Трудового              кодекса Российской               Федерации.                  3    24   04 2007 Принята в открытое     Копия приказа ОАО         акционерное общество   "Звезда" от              "Звезда" продавцом-    24.04.2007 N 23-к         консультантом.              5    10   07 2009 Переведена на должность Копия приказа ОАО         старшего продавца.     "Звезда" от                10.07.2009 N 14     6    05   11 2011 Трудовой договор       Копия приказа ОАО         расторгнут по          "Звезда" от              соглашению сторон,     10.07.2011               пункт 1 части первой N 101-к                  статьи 77 Трудового              кодекса Российской               Федерации.                       Общество с ограниченной               ответственностью              "Ветер" (ООО "Ветер")      7    06   11 2011 Принята на должность   Приказ от                менеджера по продажам. 06.11.2011 N 36-п

Если работодатель потерял книжки 

Причиной утраты трудовых книжек может стать не только работник, но и работодатель. Он может их потерять при переезде из одного помещения в другое или утратить ввиду непредвиденного обстоятельства - кражи, наводнения, пожара. Что делать в таком случае? Нужно оформить дубликаты всех утраченных трудовых книжек. Однако есть определенные сложности - в частности, они могут возникнуть с установлением стажа предыдущей работы.

Если у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), трудовой стаж этих работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для создания такой комиссии работодателю необходимо обратиться с заявлением в органы исполнительной власти субъекта РФ с указанием причин массовой утраты. Форма заявления произвольная, однако в некоторых субъектах разработаны к таким заявлениям требования, которые можно увидеть на едином портале госуслуг, а в некоторых субъектах приняты нормативные акты о работе таких комиссий¹. Например, в одной из областей при заполнении заявления не допускается использование сокращений слов и аббревиатур.

--------------------------------

¹ Распоряжение Правительства Нижегородской области от 28.03.2002 N 163-р "О создании областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций" (ред. от 24.12.2012).

 

На заявлении должны стоять личная подпись и дата. Оно может выглядеть так.

 

            Общество с ограниченной ответственностью "Кнопка"           

              603012, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75             

                       e-mail:                                

тел. (831) 266-66-66, факс (831) 266-66-96                                                                                        

Исх. N 42         от 15.05.2013                                                                                                                

Начальнику департамента социальной защиты населения, труда и занятости Нижегородской области         

                                                                Заявление                       

о создании комиссии по установлению трудового стажа работников связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации                                   

     

     Прошу  создать  и  организовать  работу  комиссии  по  установлению  трудового  стажа  работников  ООО "Кнопка"  в  связи с массовой утратой  трудовых  книжек   в   результате   чрезвычайной   ситуации  -  пожара,  произошедшего  07.05.2013  в  офисе,  расположенном  по адресу: 603012,  г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75.                                 

     Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам ООО  "Кнопка":                                        

     1. Карандашову Ивану Ивановичу, 1977 года рождения.                

     2. Ручкину Петру Петровичу, 1972 года  рождения.                   

     3. Скрепкиной Анне Николаевне, 1979 года рождения.                 

     Прошу включить в состав комиссии:                                  

     1. Лоткову Ольгу Геннадьевну - инспектора ОК ООО "Кнопка".          

     2. Линейкину  Анну  Игоревну - бухгалтера  по начислению заработной  платы ООО "Кнопка".                                                                                                              

     Приложение:   справка  ОФПС  Пожарной  части  N 029  от  08.05.2013  N 1245-5.                                                              

                                                                        

     Директор             Зажимов            /П.Н. Зажимов/              

 

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций установлен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. В частности, комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

 К сведению. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт, - направить запросы в организации, учреждения, архивы.

 По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника. На основании такого акта оформляется и выдается дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 книжки указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

В каком порядке вносятся записи?

После записи об общем трудовом стаже его необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, предоставленными работником, или актом комиссии, в следующем порядке:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата приема на работу;

- в графе 3 - наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После записи о приеме на работу в конкретную организацию делают запись об увольнении из нее:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 3 - причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);

- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

 

{lang: 'ru'}


Источник: http://alianskadrovic.ru/trudovie-knijki/oformlyaem-dublikat-trudovoj-knizhki


Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Что делать с трудовой книжкой после увольнения сотрудника

Рекомендуем почитать:

Как сделать короба для динамиков своими руками

Сделать заборчики своими руками

Что делать если на нас подали на банкротство

Платье для бальных танцев сшить своими руками

Подарок ко дню матери своими руками в старшей группе